「Gmail、使ってるよ！」って方も多いのではないでしょうか。
無料でメールアドレスが持てて、メールがたくさん保存でき、迷惑メール対策のフィルターもばっちり。そんな便利なGmail、私も、何年も前から利用しています。
しかし、長年使っていると、受信したメールが溜まる溜まる。さっき「すべてのメール」の件数を見たら、うん千件になっていました。というわけで、今回は、「アーカイブ」を整理整頓してみます。「受信箱」じゃなくて「アーカイブ」、つまり「すべてのメール」です。やるときは徹底的にやります。
そもそも「アーカイブ」って何だろう？
あなたは、Gmailの機能、「アーカイブ」ってご存知ですか？
まず、「アーカイブ」という単語の意味から。
複数のファイルを1つのファイルにまとめること。まとめたものをアーカイブファイルまたは書庫と呼ぶ。 ASCII.jpデジタル用語辞典より
Gmailでいう「アーカイブ」というのは、「書庫」というのが近いでしょうか。しまっておいて、必要なときには取りに行く、というイメージです。
「フォルダ」「タグ」「ゴミ箱」と一緒に、フォルダっぽい形のボタンが並んでいます。ぽちっと押すと、そのメールは受信箱から消えます。どこへ行くのかというと、「すべてのメール」へ行きます。
返信したり、予定を手帳に書き写したり、処理し終えたメールはとりあえず「アーカイブ」。そうしておくと、必要になったら、「すべてのメール」からキーワードで検索することができます。
いつか必要になるかもしれないから、削除するのは抵抗がある。けれど、ずっと受信箱に入れておくと受信箱が見づらい。かといっていちいち分類するのも面倒……そんなあなたは、とりあえず「アーカイブ」しておけばいいというわけですね。
考えたひとはすっごく賢いと思います。
「アーカイブ」には必要ないデータがいっぱい
私もずっと、この「アーカイブ」機能を使っていました。「受信箱」に届いたメールをチェック。返信し終えたら、「アーカイブ」。「受信箱」を空にしておく、という習慣をつけていました。
けれど……思ったんです。
あれ？ 「アーカイブ」したメールを見返すことって、実はあんまりない？
考えてみたら、あんまりどころか、ほぼありませんでした。
そりゃそうです。
「ご飯いる？」「いらないー」「待ち合わせ場所に着いたよ」といった、終わってしまえばそこまでのやり取り。「サイトに登録完了しました」というお知らせ（でもパスワードは書いてない……）。
私にとっては、プライベートでのメールでのやり取りなんて、終わってしまえばもう必要のないデータでした。
そこで、これまでの人生？ を振り返りがてら、「アーカイブ」のメールを一挙に整理してみました。同じように「アーカイブ」の整理整頓を考えているあなたの参考になれば幸いです。
「アーカイブ」のメールを削除！ 削除！ 削除！
メールマガジン、情報メール
読まずに削除、ならぬ読まずに「アーカイブ」していたメールたちです。「何日まで」という期限があるものも。もちろんほとんどがはるか昔のもの。賞味期限切れのメールがいっぱい。送信者ごとに一括で削除します。
家族や友達とのやりとり
読み返しながら、削除していきます。懐かしいなーと思ったり、ちょっとじーんとくるようなものもありました。
「このやりとりは残しておきたい！」と保存をかけたメールもありましたが、削除している作業中にうっかりどっかに消えました。多分、削除しました。
写真だけはダウンロードしておきました。Evernoteに入れておくといいですね。
昔のメールを見返していると、なんだか「ありがとう」の気持ちで胸がいっぱいになりました。
サイトへの登録が完了しました
登録したサイトの完了メール。これについては、削除して終わり、ではなく、登録してある情報も削除することにしました。何ヶ月、何年も前に登録したものだから、もちろんパスワードなんて覚えていません。鳥頭です。いちいち「パスワードを忘れた方はこちら」からパスワードを再発行して、退会。
めんどくさい！
もう、よっぽどのことがなければ、サイトへの会員登録はしないでおこうと心に誓いました。
今も使っているサイトのIDやパスワードは、また別のところにきちんと残しておきます。
よくわからないメール
どういうメールかよくわからないメール。
多分、一ヶ月後も一年後も十年後も、よくわからないままです。削除しました。
「アーカイブ」に溜まったメールを削除した結果
何千あったメール→0になりました。
作業は面倒でしたが、終わってみれば達成感がありました。これから先は、「アーカイブ」じゃなくて「削除」して、必要なデータは、手帳やEvernoteに移していこうと思います。
「アーカイブ」したメールをわざわざ消す必要はあるのか？
最初にご紹介したように、Gmailはメールを入れることのできる容量もとても大きく、使い切りそう、なんてひとはいないんじゃないんでしょうか。
削除しなくても、「アーカイブ」しておけばいいじゃん。
そう思われる方は多いと思います。もっともだと思います。
多分、私の気持ちの問題です。もういらないデータをため込んでいるのが、気持ち的にいい影響がないので、整理整頓する。それだけです。
特に使わないサイトの登録を一掃したのは、すっきりしました。個人情報漏えいのニュースが世間をにぎわすことも多い昨今。自分の個人情報を預けておくところを減らすことは、よいことですね。
消さなくても困らないけど、消しても困らないものを、消す。
シンプルライフへの第一歩は、こういうところから始まるんじゃないでしょうか。
まとめ 「アーカイブ」
結構、私と同じで、「アーカイブ」に溜めているメールを引き出すことのない方って、いらっしゃるんじゃないでしょうか？
今回、メールの断捨離を行ったことで、過去の自分の行動を振り返るきっかけになりました。そして空っぽの受信箱を見ていると、大げさだけど、未来に目を向けられそうな気持ちになります。
なんとなく、メールを触るのがおっくうというあなた、思い切って一回、断捨離してみてはいかがでしょうか？
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