Gmailのメールボックスをお掃除する。アーカイブ→削除しました

「Gmail、使ってるよ!」って方も多いのではないでしょうか。

無料でメールアドレスが持てて、メールがたくさん保存でき、迷惑メール対策のフィルターもばっちり。そんな便利なGmail、私も、何年も前から利用しています。

しかし、長年使っていると、受信したメールが溜まる溜まる。さっき「すべてのメール」の件数を見たら、うん千件になっていました。というわけで、今回は、「アーカイブ」を整理整頓してみます。「受信箱」じゃなくて「アーカイブ」、つまり「すべてのメール」です。やるときは徹底的にやります。

そもそも「アーカイブ」って何だろう?

あなたは、Gmailの機能、「アーカイブ」ってご存知ですか?

まず、「アーカイブ」という単語の意味から。

複数のファイルを1つのファイルにまとめること。まとめたものをアーカイブファイルまたは書庫と呼ぶ。 ASCII.jpデジタル用語辞典より

Gmailでいう「アーカイブ」というのは、「書庫」というのが近いでしょうか。しまっておいて、必要なときには取りに行く、というイメージです。

「フォルダ」「タグ」「ゴミ箱」と一緒に、フォルダっぽい形のボタンが並んでいます。ぽちっと押すと、そのメールは受信箱から消えます。どこへ行くのかというと、「すべてのメール」へ行きます。

返信したり、予定を手帳に書き写したり、処理し終えたメールはとりあえず「アーカイブ」。そうしておくと、必要になったら、「すべてのメール」からキーワードで検索することができます。

いつか必要になるかもしれないから、削除するのは抵抗がある。けれど、ずっと受信箱に入れておくと受信箱が見づらい。かといっていちいち分類するのも面倒……そんなあなたは、とりあえず「アーカイブ」しておけばいいというわけですね。

考えたひとはすっごく賢いと思います。

「アーカイブ」には必要ないデータがいっぱい

私もずっと、この「アーカイブ」機能を使っていました。「受信箱」に届いたメールをチェック。返信し終えたら、「アーカイブ」。「受信箱」を空にしておく、という習慣をつけていました。

けれど……思ったんです。

あれ? 「アーカイブ」したメールを見返すことって、実はあんまりない?

考えてみたら、あんまりどころか、ほぼありませんでした。

そりゃそうです。

「ご飯いる?」「いらないー」「待ち合わせ場所に着いたよ」といった、終わってしまえばそこまでのやり取り。「サイトに登録完了しました」というお知らせ(でもパスワードは書いてない……)。

私にとっては、プライベートでのメールでのやり取りなんて、終わってしまえばもう必要のないデータでした。

そこで、これまでの人生? を振り返りがてら、「アーカイブ」のメールを一挙に整理してみました。同じように「アーカイブ」の整理整頓を考えているあなたの参考になれば幸いです。

「アーカイブ」のメールを削除! 削除! 削除!

メールマガジン、情報メール

読まずに削除、ならぬ読まずに「アーカイブ」していたメールたちです。「何日まで」という期限があるものも。もちろんほとんどがはるか昔のもの。賞味期限切れのメールがいっぱい。送信者ごとに一括で削除します。

家族や友達とのやりとり

読み返しながら、削除していきます。懐かしいなーと思ったり、ちょっとじーんとくるようなものもありました。

「このやりとりは残しておきたい!」と保存をかけたメールもありましたが、削除している作業中にうっかりどっかに消えました。多分、削除しました。

写真だけはダウンロードしておきました。Evernoteに入れておくといいですね。

昔のメールを見返していると、なんだか「ありがとう」の気持ちで胸がいっぱいになりました。

サイトへの登録が完了しました

登録したサイトの完了メール。これについては、削除して終わり、ではなく、登録してある情報も削除することにしました。何ヶ月、何年も前に登録したものだから、もちろんパスワードなんて覚えていません。鳥頭です。いちいち「パスワードを忘れた方はこちら」からパスワードを再発行して、退会。

めんどくさい!

もう、よっぽどのことがなければ、サイトへの会員登録はしないでおこうと心に誓いました。

今も使っているサイトのIDやパスワードは、また別のところにきちんと残しておきます。

よくわからないメール

どういうメールかよくわからないメール。

多分、一ヶ月後も一年後も十年後も、よくわからないままです。削除しました。

「アーカイブ」に溜まったメールを削除した結果

何千あったメール→0になりました。

作業は面倒でしたが、終わってみれば達成感がありました。これから先は、「アーカイブ」じゃなくて「削除」して、必要なデータは、手帳やEvernoteに移していこうと思います。

「アーカイブ」したメールをわざわざ消す必要はあるのか?

最初にご紹介したように、Gmailはメールを入れることのできる容量もとても大きく、使い切りそう、なんてひとはいないんじゃないんでしょうか。

削除しなくても、「アーカイブ」しておけばいいじゃん。

そう思われる方は多いと思います。もっともだと思います。

 

多分、私の気持ちの問題です。もういらないデータをため込んでいるのが、気持ち的にいい影響がないので、整理整頓する。それだけです。

特に使わないサイトの登録を一掃したのは、すっきりしました。個人情報漏えいのニュースが世間をにぎわすことも多い昨今。自分の個人情報を預けておくところを減らすことは、よいことですね。

消さなくても困らないけど、消しても困らないものを、消す。

シンプルライフへの第一歩は、こういうところから始まるんじゃないでしょうか。

まとめ 「アーカイブ」

結構、私と同じで、「アーカイブ」に溜めているメールを引き出すことのない方って、いらっしゃるんじゃないでしょうか?

今回、メールの断捨離を行ったことで、過去の自分の行動を振り返るきっかけになりました。そして空っぽの受信箱を見ていると、大げさだけど、未来に目を向けられそうな気持ちになります。

なんとなく、メールを触るのがおっくうというあなた、思い切って一回、断捨離してみてはいかがでしょうか?

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